SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER”
Disusun oleh:
Kelompok 2(dua)
1. Dwicky Ramadhan 0211 13 001
2. Achmed Sabarudin 0211 13 011
3. Sinta Dianni 0211 13 032
4. Srinoinsa Sihombing 0211 13 040
5. Sinta Budi Damayanti 0211 13 042
Dosen : Chaidir, SE., MM
UNIVERSITAS PAKUAN
FAKULTAS EKONOMI
2016
Jl. Pakuan P.O BOX 452 BOGOR 16143 Telp. (0251) 314918
http ://www.feunpak.web.id E-mail : feup@feunpak.web.id
EVOLUSI DI BIDANG APLIKASI KOMPUTER
Sistem Informasi : suatu sistem virtual yang memungkinkan manajemen mengendalikan operasi sistem fisik perusahaan. Sistem Fisik (Physical System) : sumber daya berwujud antaralain bahan baku, karyawan, mesin, dan uang. Sistem Virtual (Virtual System) : sumber daya informasi yang digunakan untuk mewakili sistem fisik contohnya sebuah ruang penyimpanan persediaan yang menyimpan barang-barang persediaan merupakan sistem fisik.
Sistem fisik sebuah perusahaa adalah suatu system terbuka (open system) yang berinteraksi dengan lingkungannya melalui aliran sumber daya fisik. Suatu system informasi juga merupakan system terbuka. System tertutup (close system) adalah system yang tidak berkomunikasi dengan lingkungannya, system yang benar-benar tertutup tidak akan berinteraksi dengan konsumen, manjer, atau siapapun, dan tidak menjadi perhatian dari pengembang dan pengguna system informasi.
v Sistem Pemrosesan Transaksi
System virtual perusahaan adalah kombinasi dari proses manual, mesin-mesin pembukuan yang digerakan oleh kunci dan system kartu berlubang (punch card system) yang memproses data perusahaan. Data terdiri atas fakta dan angka yang biasanya tidak bermanfaat karena volumenya yang besar dan sifatnya yang masih belum diolah. Proses-proses ini secara alamiah menjadi aplikasi computer yang pertama karena bagaimanapun, proses-proses ini dapat dipahami dengan mudah, dan computer dapat meningkatkan kecepatan dan keakuratan tugas-tugas seperti ini.
System berbasis computer yang pertama disebut system pemrosesan data elektronik (electronic data processing system – EDP). Belakangan istilah system informasi akuntansi (accounting informasi system – AIS) mulai dikenal.
Kini system pemrosesan transaksi (transaction processing system) merupakan istilah yang telah umum. System-sistem ini berbagai satu ikatan yang sama dimana mereka memproses data yang mencerminkan aktivitas perusahaan.
Figur 1.8 adalah sebuah model dari sistem pemrosesan transaksi. Input, transformasi, dan output dari sistem fisik perusahaan berada dibagian bawah. Data dikumpulkan dari semua fisik dan lingkungan lalu dimasukan kedalam basis data. Peranti lunak pemrosesan data mengubah data menjadi informasi bagi manajemen perusahaan dan bagi individu-individu dan organisasi-organisasi didalam lingkungan perusahaan. Informasi adalah data hasil pemrosesan yang memiliki makna, biasanya mencerminkan suatu hal yang belum diketahui kepada pengguna.
v Sistem Informasi Manajemen
Kita mendefinisikan sistem informasi manajemen – SIM (management information system – MIS) sebagai suatu sistem berbasis computer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal perusahaan atau sub unit anak perusahaannya. Informasi yang dijelaskan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utama nya dilihat dari apa yang telah terjadi masa lalu, apa yang sedang terjadi dan apa yang kemungkinan akan terjadi di masa depan. SIM akan menghasilkan informasi ini melalui penggunaan dua jenis peranti lunak :
- Peranti lunak pembuat laporan (report writing software) yang menghasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Laporan berkala dikodekan dalan suatu baahasa program dan disiapkan sesuai jadwal tertentu. Laporan khusus, yang sering disebut pula laporan ad hoc, dibuat sebagai tanggapan atas kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi sebelumnya.
- Model matematis menghasilkan informasi sebagai hasil dari suatu simulasi atas operasi perusahaan. Model-model matimatis yang menggambarkan operasi perusahaan dapat ditulis menggunakan semua jenis bahasa pemrograman. Akan tetapi, bahasa-bahasa pemodelan khusus dapat menjadikan tugas ini menjadi lebih mudah dan lebih cepat untuk dilakukan.
Output informasi yang dihasilkan akan digunakan oleh pihak-pihak yang akan memecahkan masalah (baik itu manajer maupun kalangan profesional0 dalam mengambil keputusan guna memecahkan masalah perusahaan.
Model SIM pada figure 1.9 basis data tersebut memuat data yang diberikan oleh sistem pemrosesan transaksi. Selain baik data maupun informasi dimasukan dari lingkungan. Lingkungan menjadi terlibat ketika perusahaan berinteraksi dengan organisasi-organisasi lain, seperti pemasok, untuk membantu suatu sistem informasi antarorganisasi (interorganizational informasi system – IOS.
v Sistem Kantor Virtual (Virtual Office System)
Pada tahun 1964, teknologi computer telah diterapkan pada tugas-tugas kantor ketika IBM memperkenalkan sebuah mesin tik elektronik yang memiliki kemampuan mengenali pita magnetic. Mesin tik tersebut dapat menyimpan materi yang diketik di pita magnetic dan mengeluarkan kembali materi tersebut bilamana dibutuhkan. Ini adalah awal dari otomatisasi kanto (office automation), yaitu penggunaan elektronik untuk memfasilitaskan komunikasi. Aplikasi aplikasi tambahan lainnya meliputi surat elektronik (e-mail), surat suara (voice mail), kalender elektronik, konferensi audio, konferensi video, konferensi computer, dan tranmisi faksimili (fax).
Sistem –sistem ini awalnya sederhana dan bersifat administratif. Namun kini mereka biasanya disebut sebagai suatu sistem produktivitas pribadi (personal productivity system). Teknologi tidak membebani para manajer dengan tugas-tugas administrative lagi. Dengan menggunakan teknologi untuk menghilangkan gangguan-gangguan yang tidak perlu pada komunikasi antara manajer dan pihak lain, teknologi telah membuat manajer menjadi jauh lebih efisien.
Kemampuan aplikasi otomatisasi kantor untuk dapat dilakukan di mana saja telah melahirkan konsep kantor virtual (virtual office); yaitu melakukan aktivitas kantor tanpa tergantung pada satu lokasi fisik tertentu.
v Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (Decision Support System)
Pada tahun 1971 istilah sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system- DSS) dicetuskan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, kedua professor MIT. Mereka yakin bahwa suatu sistem seharusnya dibuat untuk pemecahan masalah dan masalah tertentu. Suatu sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system- DSS) adalah suatu sistem yang membantu seorang manajer atau sekelompok kecil manajer memecahkan satu masalah. Satu contoh adalah DSS yang dirancang untuk membantu seorang manajer penjualan menentukan tingkat komisi terbaik bagi para tenaga penjualannya. DSS mengambil pendekatan jarak jauh dalam memecahkan masalah, berbeda dengan SIM yang mengambil pendekatan jarak dekat dengan memberikan informasi bagi sekelompok besar pencari pemecahan masalah dalam memecahkan rentang masalah yang luas.
Figur 1.10 menggambarkan suatu model DSS pada bagian atas diagram adalah tiga sumber informasi yang diberikan kepada pengguna basis data relassional (relational database), basis pengetahuan (knowledge base), dan basis data multidimensional (multidimensional database).
Output DSS awalnya dihasikan dari suatu basis data relasional dan mencakup laporan berkala dan khusus serta output dari model-model matematis. Berikutnya ditambahkan kemampuan dukungan keputusan kelompok melalui peranti lunak yang beriorientasi pada kelompok yang disebut groupware. Groupware memungkinkan DSS bertindak sebagai suatu sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (group decision support system- GDSS).
v Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning System)
Sistem pemrosesan transaksi, SIM, dan DSS, ketiga-tiganya dikembangkan tanpa melalui suatu rencana utama. Selama tahun 1990an perusahaan-perusahaan mulai melihat keuntungan yang diberikan dari mengintegrasikan ketiga sistem ini sehingga mereka akan berfungsi sebagai satu unit yang terkoordinasi. Para penjual peranti lunak lalu memberikan responnya dengan mengembangkan paket-paket peranti lunak terstandardisasi yang ditunjukan untuk memenuhi kebutuhan dari hamper semua jenis organisasi. Mereka menyebut prosuk mereka sebagai sistem perencanaan sumber daya usaha (enterprise resource planning-ERP). Suatu sistem perencanaan sumber daya usaha perusahaan (ERP) adalah sistem berbasis computer yang memungkinkan manajemen seluruh sumber daya perusahaan dalam basis keseluruhan organisasi.
PENGGUNA SISTEM INFORMASI
Pengguna pertama output computer adalah para karyawan administrasi di bidang akuntansi. Beberapa informasi, seperti yang dihasilkan sebagai produk sampingan dari aplikasi akuntansi, juga tersedia bagi para manajer. Ketika perusahaan menerapkan konsep SIM, penekanan akan bergeser dari data menuju ke informasi dan dari karyawan administrasi ke pemecahan masalah. Sistem dikembangkan secara spesifik sebagai dukungan dalam memecahkan masalah. Meskipun istilah sistem informasi manajemen terdengar kebalikannya, manajer bukanlah satu-satunya pemilik SIM; non manajer dan staf professional menggunakan pula hasil outputnya.
MANAGER SEBAGAI PENGGUNA SISTEM INFORMASI
Karena manajer adalah individu kebutuhan informasi yang mereka miliki juga sangat beragam. Namun beberapa kerangka yang bermanfaat telat dikembangkan sehingga memungkinkan kita berfokus pada peranan informasi dalam pemecahan masalah. Sistem informasi bermutu tinggi tidak dapat dikembangkan kecuali professional sistem informasi dan manajer memahami kerangka manajerial yang menjadi dasar dari organisasi-organisasi modern.
Ø Dimana Manajer Ditemukan
o Tingkat perencanaan strategis (strategic planning level): direktur dan para wakil direktur
o Tingkat pengendalian manajemen (management control level): manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi
o Tingkat pengendalian operasional (operation control level): kepala departemen, penyelia (supervisor), pemimpin proyek
Figur 1.11 menunjukan bahwa manajer ditingkat perencanaan strategis menempatkan penekanan yang lebih besar pada informasi lingkungan dari pada manajer pada tingkat yang lebih rendah, dan menejer pada tingkat kendali operasional menganggap informasi internal adalah hal yang paling vital. Grafik bagian bawah menunjukan bahwa manjer tingkat perencanaan strategi lebih menyukai informasi dalam bentuk rangkuman, sedangkan manajer tingkat kendali operasional lebih menyukai informasi yang lebih terinci.
Area Bisnis selain tingkat organisasi, manajer dapat ditemukan diberbagai area bisnis. Tiga area bisnis tradisonal adalah pemasaran, produksi, dan keuangan. Belakangan ini, dua area tambahan telah dianggap memiliki arti yang cukup penting sumber daya manusia dan layanan informasi. Figur 1.12 mengilustrasikan bagaimana manajer dapat dikelompokan menurut tingkat dan area bisnis didalam sebuah perusahaan manufaktur.
Ø Apa yang Dilakukan oleh Manajer
o Fungsi-fungsi manajemen: plan, organize, staff, direct, control
o Peran-peran manajerial:
Aktivitas inter personal: Figurehead, Leader, Liaison
Informational: Monitor, Diseminator, spokesperson
Decisional: Entrepreneur, Disturbance handler, Recource allocator, Negotiator
PERANAN INFORMASI DALAM PEMECAHAN MASALAH MANAJEMEN
Bahwa pemecahan masalah adalah aktivitas terpenting yang dilakukan seorang manajer merupakan suatu gambaran yang terlalu disederhanakan. Pekerjaan ini jauh lebih rumit dari pada hanya sekedar pemecahan masalah saja.
Ø Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu hal yang selalu buruk adalah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita jarang mengartikan frase mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya dengan kita mengartikan frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk.
Selama proses pemecahan masalah, manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu yang dipilih. Biasanya pemecahan masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.
Ø Tahapan-tahapan Pemecahan Masalah
Menurut Simon, pemecahan masalah akan terlibat dalam :
• Aktivitas intelijen. Mencari kondisi-kondisi yang membutuhkan solusi didalam lingkungan
• Aktivitas perancangan. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan tindakan
• Aktivitas pemilihan. Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia
• Aktivitas peninjauan. Menilai pilihan-pilihan masa lalu.
MASA DEPAN TEKNOLOGI INFORMASI
• Teknologi Informasi kedepan akan mengacu pada dua kecenderungan:
– Pengurangan biaya berkelanjutan dan meningkatkan kemampuan teknologi informasi
– Pemusatan antara komunikasi dan komputer
• Untuk mengambil keuntungan dari berbagai kemungkinan baru, para manajer harus belajar untuk menyertakan sistim informasi ke dalam pengambilan keputusan.
CONTOH KASUS
SISTEM INFORMASI GIANT EKSPRES
Banyak perusahaan yang kini menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem lintas fungsi bisnis perusahaan terintegrasi, yang mampu melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan. Organisasi-organisasi ini melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis untuk menggunakan TI dalam berbagi sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis.
Teknologi sistem informasi yang digunakan Giant supermarket khususnya berbasis komputer yang dihubungkan dengan internet. Komponen-komponen yang terlibat di Giant Supermarket Pajajaran Bogor terdiri dari :
1. Hardware
Perangkat hardware Giant Pajajran terdiri dari satu buah server, modem, PC menggunakan system Point of Sales (POS), Bar Code, Optical Scanner. Komputer utama sebagai server dihubungkan dengan internet melalui telephone line untuk akses internet yang berfungsi untuk menerima dan mengirimkan informasi dua arah antara Giant Pajajaran dengan Giant Pusat. Dari server dihubungkan ke bank data komputer tempat semua data baik data penjualan, persediaan, nama barang, harga barang dan data lainnya berada.
2. Software
Dalam pengoperasiannya software yang digunakan cukup sederhana.
3. Netware
Sistem jaringan yang digunakan adalah LAN (Lokal Area Networks).
4. Dataware
Data yang digunakan adalah data penjualan barang, data persediaan barang, nama barang, harga barang, data pegawai dan sebagainya. Untuk data penjualan, barang yang dijual yang mempunyai bar code kemudian ketika terjadi transaksi pembelian di kassa, bar code diidentifikasi dengan menggunakan scanner optic untuk mengetahui sekaligus mengakses data bank mengenai nama barang dan harga barang.
5. Humanware
Giant Pajajaran termasuk end user artinya pengguna sistem informasi, programmer hanya terdapat di Giant pusat dan diperlukan apabila terjadi kerusakan-kerusakan program. Semua pegawai di Giant Pajajaran mengenal dan mengetahui serta familiar dengan sistem informasi yang digunakan. Pihak manajemen mengharuskan semua pegawai untuk mengerti dan mengetahui serta menggunakan operasi komputer sederhana yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari.
Bank data komputer terhubung dengan satu buah komputer untuk informasi dan administrasi pegawai termasuk untuk absensi pegawai dan 6 buah point of sales seperti tampak pada Gambar 1 di atas.
Sistem penyimpanan data (basis data) dimulai dengan proses input data, data processing, dan output. Input data didapat dari hasil transaksi penjualan di kassa antara pelanggan dengan kasir meliputi data penjualan barang, nama barang yang dijual, harga barang dan stok barang yang tersisa akan langsung terhitung. Proses penyimpanan data terjadi ketika kasir memasukan input data-data tersebut kemudian mengeksekusinya. Data akan langsung tersimpan secara otomatis di bank komputer. Output hasil penjualan atau persediaan barang dapat dilihat di monitor komputer dan dapat berupa hasil print out struck belanja. Untuk melihat bagaimana proses pemasukan dan penyimpanan data yang terjadi di Giant Pajajaran
Penerapan Operating Support System (OSS)
Ø Transaction Processing System (TPS)
TPS yang digunakan oleh Giant Ekspress. adalah Point of Sale (POS) System. Barang-barang yang dibeli oleh konsumen dibayar melalui Point Of Sale atau kasir dan pada saat itulah dilakukan pencatatan atas transaksi yang sedang terjadi dengan menggunakan Axapta dan SAP, dimana data yang diinput langsung disimpan dan langsung diproses dalam server.
Enterprise Collaboration System (ECS)
Sebagai perusahaan ritel, Giant Ekspres. melakukan pembelian dengan membeli barang-barang dari pemasok untuk menunjang kegiatan usahanya. Kegiatan pembelian tersebut dilakukan melalui beberapa tahapan yaitu menentukan kebutuhan, mencari penjual yang memiliki barang yang sesuai dengan kebutuhan pembeli, penyelesaian harga dan syarat-syarat lainnya. Berutu (2008) menyebutkan bahwa penentuan kebutuhan penjualan dilakukan dengan melihat informasi pasar tentang produk-produk yang akan dijual. Kemudian Giant Ekspres. melakukan kegiatan penjualan dengan menjual produk-produk yang ada di gerainya. Produk yang dijual harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
a. Menjual barang komplit menurut lingkungan
b. Menjual barang yang dijual di toko pesaing dengan melihat informasi pasar.
c. Mengutamakan 1000 jenis barang yang laku
d. Menjual barang penting yang tidak disediakan di toko pesaing
Konsolidasi dan sentralisasi atas kebutuhan logistik berada di pusat distribusi Giant Ekpres yang berlokasi di Cibitung-Bekasi. Pusat distribusi ini berdiri sejak tahun 2006. Produk-produk segar yang berada di pusat distribusi ke masing-masing gerai PT. Hero Supermarket Tbk. Proses interaksi tukar-menukar informasi antara gerai cabang dengan kantor pusat melalui internet dan telepon dalam pelaporan keluar masuknya barang serta pemesanan barang seperti yang tampak pada gambar di bawah ini:
Sebagai perusahaan ritel, Giant Supermarket Pajajaran mengadakan interaksi tukar-menukar informasi dengan Giant pusat melalui internet dan telepon dalam pelaporan keluar masuknya barang serta pemesanan barang
Alur interaksi Giant Pajajaran, Giant Pusat, Gudang dan Supplier selengkapnya dijelaskan sebagai berikut:
- Gerai Cabang berinteraksi dengan Giant Pusat di CBD Bintaro, Tanggerang setiap saat. Transfer data dilakukan setelah toko tutup (malam hari) untuk memberi dan menerima informasi mengenai jumlah penjualan, unit yang terjual, jenis barang yang terjual, jenis barang yang perlu dibeli dan perubahan harga barang. Data yang terkumpul dan tersimpan dalam basis data bank kemudian diakses dari komputer server yang selanjutnya dikirim ke Kantor Pusat yang akan ditangani oleh team CPO (Centralize Procesing Order) dengan internet menggunakan telephone line. Sistem informasi terjadi dalam dua arah yaitu pihak CPO di Kantor Pusat dan Gerai Cabang. Informasi yang disampaikan berupa perubahan-perubahan harga yang terjadi ataupun informasi lainnya yang dibutuhkan oleh Gerai Cabang.
- Kantor Pusat berinteraksi dengan Distribution Center (DC), untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis barang yang perlu dikirim ke tiap gerai di seluruh Indonesia, jumlah tiap jenis barang yang masih tersedia di gudang dan jenis barang yang perlu dipesan/ beli.
- Gerai Cabang berinteraksi timbal balik dengan DC untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang perlu dikirim ke Gerai Cabang.
- Giant Supermarket Pajajaran berinteraksi dengan Giant Pusat di Jalan Gatot Subroto Jakarta Pusat setiap saat. Transfer data dilakukan setelah toko tutup (malam hari) untuk memberi dan menerima informasi mengenai jumlah penjualan, unit yang terjual, jenis barang yang terjual, jenis barang yang perlu dibeli dan perubahan harga barang. Data yang terkumpul dan tersimpan dalam basis data bank kemudian diakses dari komputer server yang selanjutnya dikirim ke Giant pusat dengan internet menggunakan telephone line. Sistem informasi terjadi dalam dua arah yaitu Giant Pajajaran ke Giant Pusat dan Giant Pusat ke Pajajaran. Informasi yang disampaikan berupa perubahan-perubahan harga yang terjadi ataupun informasi lainnya yang dibutuhkan oleh Giant Pajajaran.
- Giant Pusat berinteraksi dengan Pusat Gudang Giant, untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis barang yang perlu dikirim ke tiap toko Giant di seluruh Indonesia, jumlah tiap jenis barang yang masih tersedia di gudang dan jenis barang yang perlu dipesan/ beli.
- Giant Supermarket Pajajaran berinteraksi timbal balik dengan Pusat Gudang Giant untuk memberi dan menerima informasi mengenai jenis dan jumlah barang yang perlu dikirim ke Giant Supermarket.
- Gerai Cabang berinteraksi dengan pihak supplier, dengan memberikan daftar barang yang akan dibeli (purchase order).
- Giant Pusat mendapatkan informasi tagihan dari Supplier atas pengiriman barang yang diperlukan atau dibeli oleh Giant Pajajaran.
- Supplier mengkomunikasikan perihal pemesanan barang oleh Giant dengan memberikan informasi jadwal pengiriman barang ke gudang milik Giant.
Sistem informasi yang terjadi antara Giant Pajajaran dan Giant Pusat serta Gudang Giant menggunakan jaringan internet sedangkan sistem informasi yang terjadi antara Giant Pusat dengan Supplier, Giant Pajajaran dengan Supplier dan Gudang Giant dengan Supplier menggunakan telepon.
Sistem informasi yang terjadi antara Gerai Cabang dan Kantor Pusat serta Gudang menggunakan jaringan internet sedangkan sistem informasi yang terjadi antara Kantor Pusat dengan Supplier, Gerai Cabang dengan Supplier dan Gudang dengan Supplier menggunakan jaringan internet.
Process Control Systems (PCS)
Sistem informasi di Giant memungkinkan untuk melakukan kontrol terhadap barang-barang di Giant dan juga harga-harga barang di Giant. Setiap barang yang dibeli dan telah melewati point of sale di bagian kasir akan dicatat sebagai barang yang keluar dan secara otomatis system akan mengurangi persediaan dari barang tersebut yang ada di Giant. Proses kontrol juga terjadi dalam pemberian bar code oleh karyawan terhadap barang-barang di Giant. Pegawai akan melakukan proses kontrol ketika melakukan tagging atau penempelan bar code pada barang-barang yang akan dijual.
Proses kontrol lainnya terjadi pada saat barang yang dibeli oleh konsumen dibayar di kasir. Terlebih dahulu kasir akan mencocokan jenis fisik barang dengan yang diinformasikan di komputer kasir baik menyangkut harga ataupun nama barang. Proses kontrol dilakukan oleh kasir ketika terjadi transaksi. Jika barang tersebut sesuai dengan yang diinformasikan oleh komputer, proses transaksi akan terus berlanjut, tetapi jika tidak sesuai maka proses transaksi akan dihentikan oleh kasir sementara dan akan disesuaikan kembali berdasarkan informasi yang diperoleh dari basis data Giant di bagian bank komputer yang terhubung langsung dari point of sales di kasir. Setelah proses penyesuaian dan pelacakan informasi ulang dilakukan ketika terjadi kesalahan, kemudian kegiatan transaksi dilanjutkan kembali berdasarkan barang yang dibeli.
Dalam rangka mengatur inventori barang dagang agar dapat memperkirakan besarnya persedian setiap barang yang dikelolanya dengan tepat. PT. Hero Supermaket Tbk menggunakan Online Analytical Processing (OLAP) untuk menganalisis data inventori. Aplikasi ini dibangun dalam lingkungan Microsoft SQL Server ditujukan untuk membantu manajemen dalam memperoleh informasi mengenai manajemen inventori yang dikelolanya. Aplikasi yang dibangun terdiri dari tiga modul utama, yaitu modul untuk migrasi data sumber, modul penciptaan data warehouse penjualan, dan modul pembuatan laporan. Modul migrasi data berfungsi untuk memindahkan data penjualan yang disimpan dalam komputer kasir ke dalam data warehouse yang ditempatkan dalam komputer server.
Modul penciptaan data warehouse berfungsi untuk membangun model data multi-dimensi. Sedang modul pembuatan laporan dibangun dengan memanfaatkan SQL Server Analysis Services, Microsoft Excel, dan SQL Server Reporting Services untuk menampilkan informasi hasil analisis. Dengan tersedianya aplikasi yang telah berhasil dibangun, memungkinkan pihak manajemen untuk langsung melakukan pemesanan pembelian suatu barang bilamana barang tersebut telah mencapai nilai persediaan minimumnya. Selain itu, pergerakan inventori dari setiap barang yang dikelolanya dapat digambarkan, sehingga bagian pembelian akan dapat memberikan perhatian khusus pada barang yang tren penjualannya bergerak dengan cepat agar tidak sampai kehabisan persediaan barang tersebut. Kemampuan aplikasi untuk menampilkan daftar barang-barang yang dikategorikan tidak laku jual dapat menekan biaya inventori yang dapat ditimbulkannya.
Management Support System Giant Ekspress
Ø Management Information System (MIS)
MIS yang diterapkan pada Giant Ekspres adalah dengan penerapan sistem barcode dengan mobilecomputingbarcode pada setiap item yang dijual dan akan terhubung dengan sistem scan komputer(barcode scanner) yang dapat melacak barcode pada setiap item. Data-data barcode setiap item yang ada akan segera diproses melalui komputer, sistem ini membantu pada sistem pencatatan dan pendataan mengenai jumlah barang yang masuk dari supplier dan data penjualan produk. Selanjutnya data tersebut akan diolah melalui suatu sistem yang akan mengahasilkan output berupa data laporan berkala mengenai barang masuk dari para supplier dan laporan penjualan berkala. Sistem ini akan membantu pihak management melakukan analisis mengenai jumlah barang yang laku terjual serta target penjualan berkala sudah tercapai atau belum.
Ø Decision Support System (DSS)
Giant Ekspress menggunakan sistem komputerisasi untuk sistem supply chain management yang ada di setiap cabang. Seluruh item yang masuk dan akan dijual akan diberi barcode untuk pendataan barang masuk dan barang yang laku terjual. Hasil output berupa data data pelangga, data produk, data gross profit, data transaksi, data inventori, data stock on hand, data penjualan, informasi produk, data entry display danstatus display. Laporan berkala ini akan dijadikan bahan analisis dalam Decision Support System (DSS) para manajer cabang mengenai supply chain management barang yang ada di Giant Ekspress. Data ini nantinya akan digunakan untuk mengetahui barang mana yang tidak laku terjual, barang yang sangat laku terjual dan dibutuhkan konsumen serta membantu manajer dalam menentukan jumlah stock barang yang harus tersedia dan penentuan jadwal pengiriman barang dari para supplier. Hal ini akan membantu para manajer cabang dalam menentukan pemecahan dari berbagai masalah supply chain management.
Ø Executive Information System (EIS)
Sistem Informasi yang digunakan pada setiap cabang Giant Ekspress akan tehubung kepada kantor pusat yang berada di Jakarta. Hasil output data berupa laporan periodik penjualan, permintaan pasar, dan data lainnya akan diterima oleh pihak manajer pusat melalui user (divisi IT). Penerapan sistem informasi yang ada membantu para top management untuk dapat mengakses informasi seperti ringkasan hasil olahan data serta grafik-grafik hasil dari data yang telah diproses. Hal tersebut membantu para eksekutif untuk mengidentifikasi informasi penting dari performa setiap cabang Giant Ekspress dan membandingkan dengan performa para kompetitor dari industri sejenis serta bereaksi dengan perubahan yang cepat dari kondisi bisnis.
Sistem Informasi Giant Ekspress Padjajaran
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
Dalam Sistem Penunjang Operasi, sistem pendukung operasi adalah sistem komputer yang digunakan untuk menggambarkan proses pendukung seperti memelihara jaringan, konfigurasi komponen jaringan, dan kesalahan pengelolaan. Sistem pendukung bisnis biasanya mengacu pada “sistem usaha” yang berurusan dengan pelanggan, mendukung proses seperti mengambil pesanan, pengolahan tagihan, dan mengumpulkan pembayaran. Tujuan sistem pendukung operasi adalah untuk mengefisienkan proses transaksi dalam bisnis, mengontrol dalam proses industri, mendukung komunikasi untuk berkolaborasi dan update database.
Elemen/Komponen Sistem Informasi
Suatu sistem terdiri dari sejumlah elemen/komponen yang saling berinteraksi, saling bekerjasama membentuk suatu sistem kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem juga memiliki subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Berikut ini adalah elemen/komponen dari sistem informasi manajemen:
Komponen Sumberdaya Manusia
- Spesialis
- Pengguna
Komponen Sumberdaya Perangkat Keras (Hardware)
- Mesin
- Media
Komponen Sumberdaya Perangkat Lunak (Software)
- Program
- Prosedur
Komponen Suberdaya Data
- Deskripsi Produk
- Customerrecords
- Data Pegawai
- Database inventaris
Komponen Sumberdaya Jaringan
- Media Komunikasi
- Pemroses Komunikasi
- Aksesibilitas jaringan
- Perangkat lunak pengendali
Informasi Produk
Manajemen pelaporan
Dokumen bisnis
Respon audio
Kertas label
Manajemen pelaporan
Dokumen bisnis
Respon audio
Kertas label
Komponen Sistem Informasi Giant Ekspress
Berikut ini adalah identifikasikan bagian-bagian yang termasuk dalam sumberdaya manusia, hardware, software, data, serta sumberdaya network dan produk informasi dalam perancangan TI dan SI Giant Ekspress:
Sumberdaya manusia
- Spesialis terdiri dari Operator
- Pengguna terdiri dari Karyawan, Pelanggan, dan Manajemen
Sumberdaya hardware dan jaringan
Mesin, terdiri dari :
- Terminal POS
- Workstation Manager Kantor Cabang
- Mobile Computing Barcode
- Barcode Scanner PSC Magellan 2202
- Modem Robotic 56K
- BHT Handheld Terminal
- Printer EPSON LQ 2180
- Credit Card Reader
- Timbangan digital
- CPU+Monitor Zyrex
- Magnetic disc drives
- Network server
Media, terdiri dari :
- Magnetic stripe
- Media komunikasi elektronik
- ATM Card
- Bar tags
- Kertas laporan
- Kertas laporan
- Dokumen laporan pengendalian
- Customer service electronic
- Magnetic disc drive
- LAN
- Kertas struk
- Sumberdaya software
Program, terdiri dari :
- DBMS windows
- Program pemasukan data
- Pemrosesan penjualan
- NOS
- OLAP (Online Analytical Processing)
- DBMS Microsoft SQL Server
- Analisis penjualan
- Oracle
- Sybase
- Program monitoring keamanan
Prosedur, terdiri dari :
- Pemasukan data
- Transaksi penjualan
- Penggunaan dan distribusi output
- Prosedur back up
- Prosedur pengendalian
- Prosedur koreksiSumberdaya data
- Data pelanggan
- Data produk
- Data transaksi
- Data inventori
- Data stock on hand
- Data penjualan
- Data gross profitInformasi Produk
